In programma 0 Bestuur en ondersteuning komen de doelen, activiteiten en mijlpalen aan de orde wat betreft bestuur, organisatie en dienstverlening. De paragraaf bedrijfsvoering geeft aanvullende informatie of gaat in op zaken die niet in programma 0 aan de orde komen.

Organisatieontwikkeling

De organisatieontwikkeling is gericht op het toekomstproof houden van de organisatie. Een veranderende samenleving, complexere opdrachten zoals Omgevingswet en Energietransitie, verdere digitalisering, nieuwe taken en de noodzakelijke samenwerking in de regio, zijn daarbij de belangrijkste componenten.
In 2018 is de organisatieontwikkeling een volgende impuls gegeven. De toekomstvisie is breed in de ambtelijke organisatie tegen het licht gehouden. De hierboven genoemde componenten staan nog buiten kijf, maar de weg er naartoe is aangescherpt. We zien 3 thema’s waar wij intern de organisatieontwikkeling op gaan richten: ‘een wendbare organisatie’, ‘weerbare en lenige professionals’ en ‘een stevige basis’. De stevige basis in de bedrijfsvoering die gevormd is door de samenwerking met Heemstede, is daarbij van belang. Want dit zorgt voor een kwaliteitsimpuls door het bundelen en benutten van elkaars kennis, ervaring en capaciteit. Hierdoor kunnen gewenste ontwikkelingen sneller, beter en krachtiger worden vormgegeven.
Om de organisatie toekomstproof te houden is eind 2018 ook een traject gestart om werkwijzen - hoe wij het werk met elkaar organiseren - nog eens goed te beschouwen. Onder het motto ‘structuur volgt inhoud’ zal de organisatie structuur waar nodig worden aangepast.
Het ‘van buiten naar binnen’ werken vergt ook een integrale aanpak vanuit de diverse vakdisciplines. Daarom is in 2018 veel aandacht uitgegaan naar het borgen van Projectmatig werken.

Integriteitsbeleid

Iedereen die bij de gemeente werkt legt de eed of belofte af.
Dat geldt niet alleen voor personeel dat de gemeente zelf in dienst heeft, maar ook voor alle tijdelijke inhuur, stagiairs etc. In 2018 hebben 23 personen de eed of belofte afgelegd. Personeel dat bij de gemeente in dienst treedt moet daarnaast ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen.

Integriteitsmeldingen
De integriteitscoördinator coördineert, implementeert, bewaakt en rapporteert over het integriteitsbeleid. Het vastgestelde beleid draagt bij aan de borging van het onderwerp integriteit binnen de gemeente Bloemendaal. In 2017 is besloten een opgave van het aantal integriteitsmeldingen en de status daarvan in het jaarverslag op te nemen. In 2018 zijn er 18 integriteitsmeldingen gedaan. Hiervan zijn er inmiddels 11 afgehandeld (waarvan 2 als klacht), en zijn er 7 nog in behandeling.
Kijk voor meer informatie in het Jaarverslag Integriteit 2018.

Personeel en HRM-beleid

In 2018 is verder aan de slag gegaan met de uitvoering van het strategisch HRM-beleid voor de periode 2017 tot en met 2020. Wij zien ons op het gebied van mens en organisatie voor de volgende opgaven gesteld:

• borgen van de kwalitatieve inzetbaarheid van onze medewerkers een in een zich voortdurend wijzigende context;
• instroom gebruiken en/of vergroten om tot verjonging te komen
• bij het proces gericht op het toekomstproof maken en houden van de organisatie, ervoor zorgen dat de kwaliteit geborgd blijft (zie ook thema’s organisatieontwikkeling);
• bieden van voldoende perspectief voor medewerkers bij gevolgen van digitalisering;
• aantrekkelijk zijn als werkgever om bij de werving van vacatures voldoende te kunnen meedingen op de arbeidsmarkt met toenemende schaarste.

Het aantal wervingen is in 2018 verdubbeld: van 13 vacatures in 2017 naar 34 in 2018, o.a. als gevolg van uitbreiding van de formatie. Circa 10% konden we hiervan intern vervullen. Voor de overige functies hebben we, bij meerdere vacatures met extra wervingsinspanningen, geschikte kandidaten kunnen werven. Waaronder ook jongeren. Gezien we verwachten dat deze mate verloop zich zal voortzetten, gaan we daar binnen P&O specifieke capaciteit voor vrij spelen.

In 2018 is ook een begin gemaakt met de implementatie van een nieuw systeem voor functie-indeling: HR21. Dit systeem is specifiek ontwikkeld voor gemeenten en wordt inmiddels ook bij meer dan 200 gemeenten gebruikt. Alle functies zijn overgezet naar dit nieuwe systeem. Wat nog rest voor 2019 is de afhandeling van eventuele bezwaren. De financiële consequenties zijn opgevangen binnen het reguliere budget salariskosten. De invoering van dit systeem faciliteert een grotere wendbaarheid van de organisatie.

Ook is in 2018 een regeling ‘vitaliteitsbudget’ tot stand gekomen. Het vitaliteitsbudget is een persoonlijk budget voor het bevorderen van de eigen vitaliteit. Het budget kan worden aangewend voor persoonsgebonden lidmaatschappen of activiteiten die beweging of een gezonde levensstijl stimuleren. En het vormt ook een aanvulling in ons streven naar een goed en aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket.

Het ziekteverzuim was in 2018 bovengemiddeld. Deze stijging is vooral veroorzaakt door een aantal langdurig zieken. Inmiddels is het aantal langdurig zieken weer aanzienlijk verminderd. Waarmee het verzuimpercentage weer richting het niveau van 2017 is gedaald.

Hieronder kunt de HRM kerngegevens vinden:

Ambtelijke samenwerking met Heemstede

Sinds enige jaren werken de ambtelijke organisaties van Bloemendaal en Heemstede op een aantal gebieden samen. In 2017 zijn een aantal bedrijfsvoeringsteams vervlochten. Begin 2018 is daar de vervlechting van Handhaving (BOA’s) bijgekomen. Na een periode van organische groei bij bedrijfsvoering is het nodig de bedrijfsvoering steviger te borgen en daarmee de transparantie in de beheersing van budgetten te behouden. Tezamen met de 7e voortgangsrapportage zal in het voorjaar 2019 daartoe een voorstel aan de Raad worden gedaan.
Verdere ontwikkeling van de samenwerking is ‘on hold’ gezet in afwachting van de Raadgesprekken in beide gemeenten over het verdere perspectief van de samenwerking.
In 2018 is een traject gestart gericht op de outsourcing van de Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie (GRIT). Dit moet in 2019 zijn beslag krijgen.

Regionale Samenwerking

Conform de nota ‘Grip op Samenwerking’ die in 2017 door de raad is vastgesteld zijn conform dat toetsingskader begrotingen en jaarverslagen van Verbonden Partijen getoetst.

De grote opgaven, waar gemeenten momenteel voor staan, overschrijden steeds vaker de gemeentegrenzen en vragen om regionale afspraken. In sommige gevallen kunnen afspraken op provinciaal niveau worden geregeld, maar een aantal taken zijn gedecentraliseerd naar gemeenten.In het geval van onze regio worden veelal informele afspraken gemaakt op de schaal van de deelregio Zuid-Kennemerland, vaak samen met de deelregio IJmond. In specifieke gevallen (bijvoorbeeld in het geval van de Veiligheidsregio of de inkoop bij het Sociaal Domein) zijn de regiogrenzen om juridische dan wel pragmatische reden weer net anders vormgegeven. Een bijzonder samenwerkingsverband is de Metropoloregio Amsterdam (MRA). Dit grotere schaalniveau wordt door Zuid-Kennemerland benut, wanneer het gaat om afspraken die betrekking hebben op de economie, woningmarkt en de grootschaliger infrastructurele projecten. De MRA biedt de mogelijkheid om op een efficiënte en effectieve manier gezamenlijk beleid op te stellen en kansen om invloed uit te oefenen op het Rijk en EU en/of toegang te krijgen tot cofinanciering.

Zuid-Kennemerland kent een rijke traditie, wanneer het gaat om regionale samenwerking op verschillende fronten. Na de beëindiging van het gewest Zuid-Kennemerland heeft de samenwerking een informele vorm gekregen op tal van terreinen (en een Gemeenschappelijke Regeling m.b.t. het programma bereikbaarheid). Dit heeft geleid tot talrijke producten op het gebied van toerisme, detailhandel, woningbouwprogrammering en mobiliteit. Wat betreft de samenwerking Kennemerland Zuid is een notitie in voorbereiding om gezamenlijk speerpunten te benoemen en dit voor te leggen aan de MRA.

Gemeenschappelijke Regeling IT (GRIT)

Per 1 januari 2016 is de lichte gemeenschappelijke regeling GRIT (samenwerking met gemeente Bloemendaal) van start gegaan. De gemeente Bloemendaal neemt 46% van de GRIT kosten voor zijn rekening en Heemstede de resterende 54%. De focus lag in 2018 op het inrichten en in gebruik nemen van de gezamenlijke ICT infrastructuur. Daarvoor is de oude IT infrastructuur voor beide gemeenten uitgezet en ontmanteld en zijn alle applicaties gemigreerd naar het gezamenlijke GRIT netwerk. Tevens zijn in het gemeentehuis Bloemendaal alle netwerkcomponenten vervangen en is het project HIYOD (inrichting mobiele werkplekken) gestart en begin 2019 succesvol afgerond. Naast alle projecten is er geïnvesteerd in het professionaliseren van de IT dienstverlening door de servicedesk procesmatig te laten werken en het invoeren van professioneel wijzigingsbeheer. Tevens is er een start gemaakt om alle nieuwe ICT ontwikkelingen projectmatig aan te pakken.

In 2018 is de Europese aanbesteding gestart voor de outsourcing van het ICT beheer naar een externe partij. In april 2019 wordt het hiervoor te nemen gunningsbesluit verwacht. Mede door dit vooruitzicht was het ook in 2018 noodzakelijk om de openstaande vacatures bij GRIT tijdelijk in te vullen met externe inhuur.

Kosten GRIT

De bijdrage van Bloemendaal wordt bepaald op basis van de inwoneraantallen. Voor de verdeling van de kosten van 2018 wordt uitgegaan van de inwoneraantallen op 1-1-2016. Dit komt neer op een aandeel van Bloemendaal van (afgerond) 46% en Heemstede (afgerond) 54%.

Informatisering

Het team Informatisering Bloemendaal werkt als één team samen met het team Informatisering Heemstede. De financiën zijn gescheiden. Informatisering is verantwoordelijk voor het Informatiemanagement en het informatiebeveiligingsbeleid. Hieronder vallen onder andere het beheer van (ongeveer 200) applicaties, gegevensbeheer (zoals de basisregistraties BAG en BGT), digitaliseringsprojecten (zoals zaakgericht werken en het aansluiten op het digitale stelsel van de nieuwe omgevingswet), postverwerking & archivering en informatiebeveiliging (zoals de AVG). Het informatiebeleidsplan 2016-2020 waarin richting gegeven wordt aan de verschillende digitaliseringstrajecten, wordt in de 1e helft van 2019 herzien. Aandachtspunten in 2018 waren vooral:

Doorontwikkeling zaakgericht werken
Hierbij worden klantcontacten - zoals vragen, vergunningen, productaanvragen - centraal als ‘zaak’ geregistreerd en uitgezet bij de betrokken afdelingen. Dit zorgt voor een efficiënte afhandeling en vergemakkelijkt de samenwerking tussen afdelingen. Inwoners kunnen via de website de status van hun aanvraag volgen.

Aansluiten Generieke Digitale Infrastructuur (GDI)
De generieke digitale infrastructuur van de overheid (GDI) bestaat uit standaarden, producten en voorzieningen die gezamenlijk gebruikt worden door overheden, publieke organisaties en in een aantal gevallen ook private partijen. Om goed aan te kunnen sluiten is het van belang om onze eigen applicatiearchitectuur te vereenvoudigen, waardoor de beheerslast wordt verlaagd. Hiervoor is in 2018 onderzoek gedaan, het project wordt in 2019 uitgevoerd.

Informatiebeveiliging bewustwording, audits en pentesten

In 2018 is gemeentebreed de e-learning van de Vereniging Nederlandse Gemeenten gevolgd door de medewerkers. In deze e-learning zijn zowel items over Informatiebeveiliging en items rond privacy behandeld. De e-learning is afgesloten met een viertal toetsen en door 90% van de medewerkers afgerond. Daarnaast is er een actie rond diverse phishingmails uitgevoerd.
Audits op informatiebeveiliging over 2018 worden begin 2019 uitgevoerd in verband met de invoering van ENSIA. ENSIA staat voor Eenduidige Normatiek Single Information Audit. Deze methode is vanaf 2018 verplicht ingevoerd voor gemeenten. Het doel is om alle verschillende audits op gebied van informatiebeveiliging en privacy te bundelen tot een eenmalige actie. Eén audit over alles, en eenmaal per jaar rapporteren naar alle interne en externe instanties. In juni wordt de rapportage aan de gemeenteraad voorgelegd. Pentesten zijn testen op websites en toegangen vanaf internet of deze voldoen aan de beveiligingseisen om hackers tegen te kunnen houden. Eind 2018 is hiervoor een tool ingezet die regelmatige testen uitvoert.

Ombuigingen

Sinds 2011 zijn er ombuigingsvoorstellen behandeld en is er richting gegeven aan de verdere taakstellingen en bezuinigingen. In de voorbije periode is er reeds voor ca. € 3,5 miljoen omgebogen waarvan het grootste deel is bespaard door de ambtelijke organisatie. Na de besluitvorming over de begroting 2018 resteerde een taakstelling van ongeveer € 89.447. De post is vervallen vanaf de begroting 2019.